¿Software de cobranza de deudas o agencia de cobranza de deudas? Cómo elegir

Las cuentas vencidas, los pagos perdidos y los clientes que se retrasan son inevitables. Pero, ¿cuál es la mejor manera de gestionarlos? 

Exploremos el software de cobranza de deudas y las agencias de cobranza para ayudar a identificar la opción adecuada para tu negocio. 

Si estás pensando en software de gestión de cobranza de deudas, es probable que planees manejar las cuentas vencidas internamente. La mayoría de las empresas optan por esta dirección con un objetivo en mente:

Quieren conservar el 100% de las recuperaciones, pero a menudo, este no es el caso. 

Establecer una provisión interna de cobranza significa que puedes conservar todo lo que recolectas. ¿Suena bien, verdad? No tanto. Hay una serie de dependencias que influyen en los resultados de cobranza y, más importante aún, en el costo de recuperación. A menudo, los gastos de software, personal y aspectos legales hacen que sea menos rentable cobrar cuentas a través de esfuerzos internos. 

Entonces, ¿por qué las empresas optan por esta ruta? Exploremos todos los requisitos involucrados con el software de cobranza de deudas.

Integración técnica con software ARM

Tu software de cobranza de deudas probablemente necesitará integrarse con tu ARM software y otros programas internos. Esto puede ir sin problemas, pero también es posible terminar con un sistema complicado, lo que añade complejidad operativa y gastos. A largo plazo, una pila tecnológica desorganizada aumentará la probabilidad de futuros problemas técnicos, retrasando las recuperaciones e impactando la experiencia del cliente.

Mayor riesgo 

Atender cuentas vencidas internamente te da control sobre la experiencia de cobranza, pero también significa que asumes la plena responsabilidad de esa experiencia. No solo desde la perspectiva de la marca y la reputación, sino también en términos de seguridad y cumplimiento normativo. En un entorno altamente regulado, cualquier práctica de cobranza debe ser conforme, justa y ética para proteger a tus clientes y tu reputación. 

Aumento de gastos operativos

Operar cualquier operación interna requiere inversión financiera. Aparte de los costos iniciales de configuración, los gastos continuos como licencias de software y mantenimiento deben ser considerados. También es probable que necesites personal adicional o contratistas para asegurar que tu software siga funcionando sin problemas. Particularmente a medida que las cuentas vencidas envejecen, estos gastos crecientes pueden hacer que las operaciones de recuperación internas sean una opción poco rentable.

La conclusión

La capacidad no es igual a la competencia. El software de cobranza de deudas es, en última instancia, solo una herramienta. Aún necesitas dedicar recursos para aprovecharlo al máximo. Considera quién manejará la experiencia del cliente, quién asegurará el cumplimiento y quién redactará tus plantillas de correo electrónico. 

Lo más importante, ¿cómo sabrás si estás aprovechando al máximo tus cuentas vencidas mientras preservas tus relaciones con los clientes? Aquí es donde un socio resulta útil.

Asociarse con agencias de cobranza de deudas 

Cuando decides asociarte con una agencia de cobranza, el grado de beneficio depende de a quién elijas. Hay mucho que considerar: su experiencia, estrategia de cobranza y actitud general hacia los consumidores en deuda. 

El requisito más crucial es una agencia de cobranza en la que puedas confiar para mantener tus relaciones con los clientes. Busca un socio que utilice tecnología como machine learning, canales digitales y autoservicio. Las agencias de cobranza modernas realmente valoran la experiencia del cliente, a diferencia de la mentalidad de “cobrar a toda costa” de algunas agencias tradicionales. La agencia adecuada demostrará cómo sus cobranzas van más allá para apoyar a los clientes desde el principio, lo que va de la mano con proteger la reputación de tu negocio.

Los beneficios hablan por sí mismos:

• Enfoque central en la experiencia del cliente: Menos de 1 de cada 4 líderes financieros que manejan recuperaciones internamente dicen que sus clientes están satisfechos con su experiencia de cobranza. Crear clientes insatisfechos y frustrados no es el objetivo de ningún negocio. Deja que los expertos cuiden a tus clientes, actuando como una extensión de tu marca y reputación, apoyándolos con un enfoque dedicado.
• Poco o ningún impacto en los gastos operativos. Dado que una agencia de cobranza de deudas opera sus propias operaciones, hay un costo mínimo para tu negocio. 
• Integración de software limitada. En lugar de tener que configurar, integrar y mantener tu propio software de cobranza de deudas, tu socio manejará el suyo. Espera trabajar con su equipo de implementación para hacer las conexiones necesarias. Esto puede ser un archivo CSV tradicional y transferencia SFTP, o cada vez más, API integraciones.
• Modelo de tarifa de contingencia. La mayoría de las agencias de cobranza de deudas operan bajo un modelo de tarifa de contingencia. Esto significa que solo cobran una tarifa basada en la cantidad que pueden recuperar. 
• Aislamiento del riesgo de cumplimiento y reputación. Es responsabilidad de tu socio asegurarse de que cumplan con todos los requisitos regulatorios y de cumplimiento. Tu papel es proporcionar supervisión y realizar la debida diligencia, asegurando que tus clientes estén en buenas manos. 
• Estrategia de cobranza sofisticada. Los socios de cobranza avanzados tendrán capas de experiencia. Entenderán los aspectos granulares del viaje del cliente de cobranza y los factores macro de tu industria. 
• Mayor escalabilidad: La mayoría de las empresas optan por un socio de cobranza cuando sus operaciones internas están a plena capacidad. Típicamente, esto sucede cuando los gastos operativos superan la tarifa de contingencia pagada a las agencias. Con el costo del personal y el software en constante aumento, este punto de inflexión puede llegar antes de lo que piensas.

La consideración número uno

Encontrar el socio adecuado para tu negocio no es una tarea fácil. ¿La consideración número uno? La experiencia del cliente. Esto es lo que distingue a las agencias de cobranza. Cuando se trata de ello, las cobranzas son una extensión de tu propia experiencia del cliente. Quieres confiar en que tus clientes están en buenas manos y que su relación con tu marca se preserva. Observa cómo los socios potenciales valoran, crean y optimizan constantemente su experiencia del cliente.

Considera la cobranza de deudas inteligente

A pesar de que el 75% de los adultos en EE. UU. nunca contestan llamadas de números desconocidos, los métodos de cobranza tradicionales dependen de llamadas salientes repetidas y correo. Además, nuevas regulaciones como la Reg F en los Estados Unidos están imponiendo restricciones adicionales sobre cómo, cuándo y con qué frecuencia se puede contactar a los clientes sobre sus cuentas vencidas. 

Aquí es donde entra en juego la cobranza de deudas inteligente. 

La cobranza de deudas inteligente crea un viaje de cobranza personalizado para cada cliente, utilizando un enfoque omnicanal. Esto empodera a los clientes para resolver su deuda a su conveniencia, maximizando las recuperaciones y la satisfacción del cliente.

Software de cobranza de deudas o agencias de cobranza de deudas: ¿cuál es el adecuado para ti?

En última instancia, la elección entre atender cuentas vencidas internamente o asociarse con una agencia de cobranza de deudas depende de varios factores, y no hay una respuesta correcta.

Muchas empresas utilizan una combinación de ambos, manejando cuentas en etapa temprana internamente y luego colocándolas con agencias de cobranza después de que ha transcurrido un cierto período de tiempo, comúnmente después de que la cuenta ha estado vencida durante 90 o 180 días. Dicho esto, se pueden encontrar mejores resultados al involucrar a las agencias de cobranza mucho antes en el ciclo de vida de una cuenta vencida.

Lo que está claro es que a medida que tu negocio crece, la sostenibilidad a largo plazo significa que necesitas asociarte con una agencia que pueda escalar contigo cuando el software no puede. Considera todo lo anterior con tu experiencia del cliente, marca y reputación y necesidades futuras de cobranza en mente.